Slim plannen is tijd winnen

Dagen vliegen voorbij en er is geen tijd om kritisch naar de indeling van die dagen te kijken. Toch loont dat de moeite. Letterlijk. Houd de volgende punten in het oog bij het maken van een planning.

Goede leiders weten exact wat ze op korte en lange termijn willen bereiken. Alleen al door dat uit te stralen op medewerkers, leveranciers en klanten, bereiken ze die doelen. In tegenstelling tot degenen die altijd te weinig tijd overhouden, die op cruciale momenten niet bereikbaar zijn en nooit superfit zijn omdat ze altijd achter de feiten aanlopen. Durf te bepalen waar je over drie maanden, over een jaar en over vijf jaar wilt staan. Bepaal aan de hand daarvan wat belangrijk is en wat niet.

Hoe deel je je dag in? Wanneer ben je het meest productief? Waaraan verspil je de meeste tijd? Waar zou je meer aandacht aan willen besteden? Haal het meeste uit je beste uren door de belangrijkste taken in die tijd te plannen. Bedenk hoe je de andere uren ook het meest efficiënt kunt benutten. Maak ten slotte een uur vrij voor taken die er vaak bij inschieten. Dat is de eerste ‘winst’, waardoor timemanagement beter vol te houden is.

Rommelige kantoren en volgepakte bureaus zijn bronnen van stress en tijdverlies. Het zoeken naar papieren en het verplaatsen van stapels en mappen kost niet alleen onnodig veel tijd, maar veroorzaakt vooral verlies van focus. Opruimen dwingt tot het nemen van beslissingen. Geef de dingen hun plaats.

To-do lijsten dwingen tot nadenken en brengen knelpunten boven water. Je stelt er prioriteiten en zet er denkprocessen mee in gang. De Amerikaanse motivatiegoeroe Jim Rohn zei daarom: ‘Begin nooit aan een dag die nog niet ingedeeld is.’

Niet alles hoeft nu, nu, nu. Verzamel ideeën en informatie over projecten in een bestand. Digitaal of gewoon op papier. Zo ontstaat meer ruimte om helder te denken en tijd om je te concentreren op zaken die wel direct moeten worden afgehandeld. Bovendien kun je zo gemakkelijker delegeren.

De baas deelt zijn eigen tijd in. De invloed van de telefoon, de computer of toevallige voorbijganger moet beperkt zijn. Een leider koestert contacten met anderen en weet dat het belangrijk is om initiatieven te prijzen. Reserveer daar elke dag tijd voor. Wat werkelijk belangrijk is, verdient de volle aandacht. Daar moet dus speciaal tijd voor worden vrijgemaakt. Maar beperk de verstoringen tot een minimum.

Doe alles 100 procent. Voorkom dubbel werk door aandachtig te luisteren naar gesprekspartners. Stel scherpe vragen en maak meteen vervolgafspraken. Waarom is er vaak geen tijd om iets in één keer goed te doen, maar wel in twee of drie keer?

Zorg dat werkdruk nooit een excuus kan zijn. Neem een assistent die tijdrovende klussen kan overnemen, kan delegeren en uw agenda bewaakt. Als je blijft doen wat een assistent zou kunnen doen, dan besteel je jouw onderneming van je inbreng. Samenwerken met een (deeltijd)assistent dwingt je bovendien tot het stellen van prioriteiten, aanleggen van dossiers en kritisch kijken naar je takenpakket.

Tijdmanagement is eigenlijk vooral zelfmanagement. Hou zou je jezelf meer kunnen motiveren? Waarom schort het aan discipline? Heb je voldoende plezier in je werk? Welke dingen schuif je voor je uit? Wie zou je vaker willen spreken? Hoe zou je je beter kunnen ontspannen? Zelfkennis is het begin van voorspoed.