Tweegesprek: leiding, structuur & elementen

Een tweegesprek ontstaat wanneer twee personen met elkaar in gesprek zijn, terwijl bij meer dan twee personen van een groepsgesprek wordt gesproken.

In een een-op-een-gesprek rijst altijd de vraag wie het gesprek zal leiden. Meestal neemt degene die zich verantwoordelijk voelt voor het behalen van het gewenste gespreksresultaat de leiding. In sommige gevallen kan er echter sprake zijn van competentieconflicten tussen de gesprekspartners, waarbij degene die het initiatief heeft genomen voor het gesprek vaak de leiding op zich neemt.

• Tweegesprekken kunnen gestructureerd zijn, waarbij de gespreksonderwerpen volgens een vast format worden besproken. Hoewel de onderwerpen vast kunnen staan, ontstaat de volgorde waarin ze worden behandeld spontaan. In dergelijke gevallen neemt een van de gesprekspartners de leiding, wat resulteert in een half gestructureerd gesprek.
• Aan de andere kant kunnen er ook ongestructureerde tweegesprekken plaatsvinden, bijvoorbeeld bij een acute hulpvraag. In deze situaties is er geen vooraf bepaalde agenda, en het gesprek verloopt ongestructureerd.

Een tweegesprek volgt over het algemeen een eenvoudige structuur, bestaande uit een inleiding, het verloop of de kern, en de afronding. Soms kan er ook een voorbereidingsfase zijn voordat het gesprek begint, waarin nagedacht wordt over de vorm van het gesprek, de te behandelen onderwerpen, het uiteindelijke doel, de volgorde van behandeling van de onderwerpen, de te bespreken punten, en de argumenten voor en tegen. Het is eveneens verstandig om de argumenten van de gesprekspartner te overwegen en je voor te bereiden op het gesprek.

Een gesprek omvat zowel taakgerichte als relatiegerichte elementen.

• Taakgerichte elementen hebben betrekking op de inhoud en dragen bij aan het bereiken van het gespreksdoel.
• Relatiegerichte elementen bevorderen een positieve sfeer in het gesprek en dragen bij aan de relatie tussen de gesprekspartners.

Zowel de zender als de ontvanger dienen aandacht te besteden aan beide elementen om een succesvol gesprek te voeren. Als een van beiden zich niet aan deze gedragscode houdt, moet de ander zich professioneel blijven opstellen, bijvoorbeeld in het geval van een ambtenaar van Sociale Zaken die te maken krijgt met een boze cliënt.

Tijdens de inleiding stemmen de gesprekspartners af over de behandeling van de gespreksonderwerpen.

Taakgerichte activiteiten:

• Onderwerpen bepalen.
• Doelen formuleren.
• De gespreksagenda bespreken.

Relatiegerichte activiteiten:

• De ander op het gemak stellen.
• Controleren of de ontvanger instemt met de opzet van het gesprek.
• Vragen stellen.
• Letten op non-verbale signalen.

Tijdens het verloop van het gesprek dragen beide gesprekspartners bij aan zowel de taakgerichte als de relatiegerichte aspecten.

Taakgerichte activiteiten:

• Een inhoudelijke bijdrage leveren door duidelijk te formuleren.
• Feedback vragen, goed luisteren en doorvragen.
• De gespreksagenda bewaken, sturen op hoofdpunten en samenvatten.

Relatiegerichte activiteiten:

• De gesprekspartner de ruimte geven om deel te nemen aan het gesprek.
• Openstaan voor de input van de ontvanger.
• Aandachtig luisteren naar de ontvanger.
• Op lichaamstaal letten, doorvragen, samenvatten en spiegelen.
• Regelmatig controleren of beide gesprekspartners nog op dezelfde golflengte zitten en letten op non-verbale signalen.

Het doel van de afronding is om het gespreksresultaat vast te stellen voor beide gesprekspartners en het gesprek op een positieve manier af te sluiten.

Taakgerichte activiteiten:

• Een samenvatting geven.
• Een conclusie trekken,
• Beslissingen samenvatten.
• Afspraken maken.
• Controleren of de ontvanger akkoord gaat met de afspraken.

Relatiegerichte activiteiten:

• Controleren of het gespreksresultaat wordt geaccepteerd en op non-verbale signalen letten.
• De gesprekspartner de kans bieden om eventuele laatste zorgen of punten aan te kaarten.
• Het gesprek op een positieve manier beëindigen.

• Hoe voer je een 1-op-1 gesprek met een werknemer?
• Effectief vergaderen: 5 tips voor productieve bijeenkomsten
• Hoe haal je het maximale uit een functioneringsgesprek?