Hoe een werving en selectiebureau jouw sollicitatieprocedure versnelt

Snelheid en kwaliteit zijn twee belangrijke factoren als het aankomt op de werving, selectie en aanname van toptalent. Vlot kandidaten vinden, benaderen en ‘door de pipeline duwen’, betekent vaak het verschil tussen de perfecte sollicitant vinden en genoegen nemen met iemand die niet helemaal voldoet aan de gestelde eisen.

Om dit delicate evenwicht tussen snelheid en kwaliteit te bereiken, is het noodzakelijk dat jouw organisatie over een efficiënt sollicitatieproces beschikt.

Wat komt er kijken bij een sollicitatieproces?

De eerste stap in het creëren van een efficiënt wervingsproces is te begrijpen hoe het werkt.Het proces bestaat grofweg uit deze stappen:

Behoefte identificeren en beslissen om een nieuwe werknemer aan te nemen.
De functie-eisen bepalen en een functieprofiel opstellen.
Vacatures plaatsen om nieuwe kandidaten aan te trekken.
Kandidaten screenen: sollicitatiebrieven en cv’s bekijken, een shortlist van kandidaten maken en een (eerste) sollicitatiegesprek voeren.
Zonodig een tweede en derde sollicitatiegesprek voeren.
De beste kandidaat selecteren.
De nieuwe werknemer inwerken en opleiden vanaf de eerste werkdag.
Als we het proces in kaart brengen, wordt het gemakkelijker om de stappen te identificeren die mogelijk vertragingen veroorzaken.

Oorzaken van een inefficiënt wervingsproces

Laten we eens kijken naar een aantal veel voorkomende problemen die tot slechte resultaten leiden. Hier zijn de meest voorkomende oorzaken van inefficiënte wervingsprocessen.

Geen meetbare doelen stellen.
Je doelpubliek niet definiëren.
Onvoldoende aandacht besteden aan je employer brand.
De gebrekkige relatie met de interne HR-manager.
De sollicitatieprocedure.
Inefficiënt gebruik van vacaturesites zoals (WR.nl) en social media kanalen.
Er niet in slagen om jouw ‘Unique Selling Points’ over te brengen.
Vooringenomenheid je besluitvorming laten verpesten.
Je leads niet effectief opvolgen.
Niet-bestaande of ineffectieve onboarding activiteiten.

Manieren om een sollicitatieprocedure te verbeteren

Met tal van technieken en tactieken helpt een werving en selectiebureau jouw sollicitatieprocedure te stroomlijnen.

1. Duidelijke en specifieke personeelsadvertenties

Kandidaten willen informatie inwinnen over hun toekomstige werkgever en niet voor de gek worden gehouden. Een helder functieprofiel is voor hen van cruciaal belang. Een goede advertentie laat geen onduidelijkheid bestaan over de aard van een te vervullen positie. Voor ervaren HR-specialisten is het opstellen (en uitzetten) van zo’n vacature gesneden koek.

2. Een gevulde ‘talent pipeline’

Een werving en selectiebureau besteedt doorlopend tijd aan het opbouwen van relaties met topkandidaten, ook als er niet altijd het gewenste werk beschikbaar is. Het doel is om een ’talent pipeline’ vol met vooraf gescreende kandidaten aan te leggen, waarop een beroep kan worden gedaan als er zich een mogelijkheid aandient.

Een recruitmentbureau vult haar ‘talent pipeline’ onder andere door:

interactie met gekwalificeerde professionals op sociale media;
deelname aan netwerkevenementen;
het monitoren en openhouden van communicatielijnen met kandidaten uit het verleden;
te zoeken naar passieve kandidaten die op het moment misschien niet op zoek zijn naar nieuw werk, en;
het opstellen en onderhouden van verwijzingsprogramma’s (referral recruitment).

Voor het aanleggen van zo’n ‘backlog’ met kandidaten is een combinatie van netwerken, relatiebeheer, social media marketing en referral recruitment vereist. Heb je de tijd en middelen niet om een kandidatenpool aan te leggen? Een betrouwbaar werving en selectiebureau kan uitkomst bieden.

3. Snellere screening van kandidaten

Het creëren van een efficiëntere procedure begint met het versnellen van het recruitmentproces met behoud van kwaliteit. Het zal je niet verbazen dat de meest tijdrovende fase meestal de screening van kandidaten is. Dat komt omdat het gaat om:

het scannen van cv’s;
het maken van een shortlist;
het plannen en voeren van sollicitatiegesprekken;
het opnieuw maken van een shortlist;
het nemen van een definitieve beslissing;
het doen van een baanaanbod.

Dat zijn meer contactmomenten dan in welke andere fase van het wervingsproces dan ook.

Technieken die een werving en selectiebureau gebruikt om de screening te versnellen zijn:

in een vroeg stadium videocalls, in plaats van persoonlijke gesprekken voeren;
werkgevers aanbevelen om gestructureerde sollicitatiegesprekken te voeren, zodat zij altijd consistente en efficiënte criteria hanteren;
pre-screen tests en vragenlijsten gebruiken om ongekwalificeerde sollicitanten onmiddellijk uit te sluiten, en;
taken automatiseren met recruitment software, zoals plannen en het zoeken op trefwoorden in cv’s.

Tezamen verminderen deze tactieken de tijd die nodig is om kandidaten te screenen drastisch. Ook zorgen ze ervoor dat het altijd effectief gebeurt.

4. Een aangename kandidaat-ervaring

Het verbeteren van de algemene ervaring van kandidaten helpt om ervoor te zorgen dat je altijd een efficiënt wervingsproces hebt.

Het inkorten van het sollicitatieproces maakt de algehele ‘belevenis’ voor de kandidaat veel minder vervelend. Het vermindert ook het aantal contactmomenten, die recruiters moeten afhandelen voor elke nieuwe aanwerving.
Het onderhouden van een levendige carrièrepagina (werken-bij) en employer brand helpt kandidaten te bepalen of zij wel of niet bij jouw bedrijf zullen passen. Het helpt hen om zichzelf vooraf te screenen voor de functie, waardoor het aantal sollicitanten dat niet bij je past, wordt verminderd. Dit zorgt ook voor een betere ervaring voor kandidaten, waardoor zij zich beter geïnformeerd en enthousiast voelen over de functie waar ze naar solliciteren.

Zoals je ziet, kun je met een combinatie van duidelijke advertenties, ’talent pipelines’, de juiste recruitmentsoftware en een uitzonderlijke kandidaat-ervaring het efficiënte wervingsproces bereiken waar je altijd al van gedroomd hebt. Meer informatie over dit onderwerp vind je in de sollicitatiecode, een stappenplan/draaiboek/procesbeschrijving, ontwikkeld door de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP), in overleg met de Stichting van de Arbeid.